10 bonnes raisons de choisir la GED pour votre entreprise
Bien plus qu’une simple solution de rangement numérique, la gestion électronique des documents (GED) est un véritable moteur d’efficacité pour les entreprises modernes. Grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) et des solutions d’automatisation, elle permet de gagner en productivité, en sécurité et en flexibilité.
Vous avez encore des doutes ? Voici 10 avantages qui devraient vous convaincre de l’adopter au plus vite ! Car l’heure est venue de tourner la page du tout-papier, et d’écrire un nouveau chapitre… digital.
- Simplicité d’utilisation :
Une bonne GED doit avant tout être accessible à tous, même les moins technophiles ! Interface intuitive et ergonomique, automatisations intelligentes, traitements en masse, notifications et indicateurs synthétiques… Avec notre solution Elise, tout est pensé pour une vision claire et une expérience utilisateur simple et fluide, favorisant une prise en main rapide et efficace. - Gestion unifiée :
Fini les fichiers éparpillés et les recherches interminables ! Avec une solution de GED comme Elise, tout est centralisé et organisé intelligemment dans un espace unique, garantissant un accès rapide aux bonnes personnes. Plus besoin de jongler entre serveurs, e-mails et classeurs : grâce à des métadonnées intelligentes (tags, catégories, mots-clés), vos documents sont indexés efficacement, permettant une recherche rapide et intuitive. - Traitement intelligent :
L’IA révolutionne la GED en automatisant le classement, l’extraction et la création de contenu, réduisant ainsi les erreurs humaines. Grâce à l’apprentissage profond et l’IA générative, elle accélère le tri et le traitement des documents, optimisant leur organisation et facilitant la prise de décision. AI.Lise, notre suite de services cloud basés sur l’IA, renforce l’expérience utilisateur d’Elise en fluidifiant les processus documentaires et en éliminant les actions répétitives pour un gain de temps et de précision. - Accessibilité et collaboration renforcées :
Avec une solution telle qu’Elise, vos documents sont accessibles 24/7 depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette). La GED permet à vos équipes de travailler sur les mêmes documents, où qu’elles se trouvent. Plus besoin d’envoyer par e-mail des versions successives ou de courir après une signature ! Tout est centralisé, partagé et mis à jour en temps réel, ce qui simplifie le travail à distance et renforce la productivité collective. Travaillez librement, où que vous soyez ! - Réactivité améliorée :
La GED dynamise la réactivité de votre entreprise en centralisant donc tous vos documents et informations, accessibles instantanément. Les mises à jour en temps réel permettent à vos équipes de rester informées et de réagir immédiatement aux demandes internes et externes. En éliminant les recherches fastidieuses et en facilitant la collaboration à distance, la GED accélère les décisions et les actions, réduisant ainsi les délais et améliorant la réactivité globale de l’entreprise. Résultat : une satisfaction client optimale et des relations partenaires renforcées ! - Réduction des coûts :
La GED permet de réduire considérablement les coûts opérationnels en limitant les dépenses liées au papier, aux frais postaux et au stockage physique. Grâce à la signature électronique et à l’accessibilité à distance, elle diminue également les frais de transport et de déplacement. Cette optimisation des processus et de la gestion documentaire permet un retour sur investissement rapide, tout en allégeant votre budget. Ce dernier aussi appréciera donc le changement ! - Adaptabilité et évolutivité :
Que vous soyez une TPE, une PME ou un grand groupe, la GED s’adapte à vos besoins et grandit avec vous. Flexible et scalable, Elise permet de personnaliser vos workflows sans compétences techniques particulières grâce à des options no-code/low-code. Elle s’intègre facilement à vos outils existants, vous permettant de travailler de manière fluide et efficace. Une GED qui évolue avec vous, c’est l’assurance d’un investissement durable ! - Sécurisation maximale :
Vos documents sont précieux, et la GED promet d’en prendre le plus grand soin ! Grâce à des systèmes de sécurité avancés (cryptage, sauvegardes régulières, contrôle d’accès, etc.), vos fichiers sont protégés contre les pertes ou les vols. Chaque utilisateur ne peut accéder qu’aux informations qui lui sont destinées. Vos informations sensibles sont entre de bonnes mains ! - Conformité assurée :
La GED facilite le respect des exigences légales et réglementaires, notamment en matière de protection des données (RGPD) ou d’archivage des documents comptables et fiscaux. Grâce à une gestion claire des durées de conservation et à une traçabilité complète, vous assurez la conformité de votre entreprise, tout en simplifiant vos audits et vos contrôles. - Choix écoresponsable :
Opter pour une GED comme Elise, c’est adopter une démarche écoresponsable en réduisant l’utilisation de papier, les déchets d’impression et les déplacements physiques liés à la gestion des documents. Avec une solution de gestion documentaire dématérialisée, vous réduisez l’empreinte écologique de votre entreprise et vous soutenez la transition écologique, tout en mettant en place un système plus moderne et durable. Prêt à donner le feu vert ?
