Comment bien choisir mes indicateurs statistiques pour mon activité ?

Vous avez décidé de mettre en place une solution d’ECM ? Cette initiative va vous permettre de gagner du temps en terme de gestion, de partage et d’archivage de vos documents au format papier et au format numérique. La mise en place d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) ou d’Enterprise Content Management (ECM) vous permet aussi de mieux suivre vos documents durant tout leur « cycle de vie » et d’obtenir des données statistiques appliquées à votre ECM, pour améliorer votre prise de décisions.

Vos données statistiques deviennent un véritable outil de pilotage de votre activité dès lors que vous avez la possibilité de les exploiter facilement et rapidement. Voici quelques conseils pour vous guider dans le choix des indicateurs statistiques et des formes de rapports qui vous seront les plus utiles !

Mettre en œuvre des indicateurs statistiques performants : se poser les bonnes questions

Maire d’Elise City, vous voyez ce matin Sylvie, la responsable du service accueil de la mairie, qui arrive catastrophée dans votre bureau. Elle ne sait pas comment réagir face à un citoyen énervé, qui exige une réponse à son mail, envoyé il y a déjà trois semaines. Il y a visiblement un problème de durée de traitement des mails. Mais comment estimer le temps que passent les différents services à réceptionner et traiter les demandes citoyennes ?

Vos statistiques deviennent un outil de pilotage performant dès lors que vous avez défini les bons indicateurs statistiques, et surtout les faits, mesures et dimensions, qui vous seront les plus utiles au quotidien.

Des experts de nos solutions d’ECM vous guideront lors du paramétrage de votre base statistique à vous poser les bonnes questions, pour définir les indicateurs les plus cohérents :

• Quelle est la durée de traitement d’un courrier ?
• Est-ce que cette durée démarre à compter de la réception du courrier à l’accueil, ou bien à compter de la transmission au responsable concerné ?
• Et quelle est la durée de clôture du processus ?

Pour éviter de vous perdre dans des interrogations trop vagues, voici donc les questions clés à vous poser en amont de la conception de vos processus :

• Qu’est-ce que je mesure ? Une somme, une durée, une moyenne ? Quelle est la valeur cible que je souhaite atteindre ?
• Par quoi je souhaite ventiler ces mesures ? Par niveau d’urgence, par service, par personne ?
• Quelle est la dimension temps dont je veux me servir pour comparer mes mesures ? D’une année sur l’autre, d’un mois sur l’autre ?

C’est en définissant clairement ces entités d’analyses que vous parviendrez à paramétrer des indicateurs de mesure performants.

Choisir le type de rapport le plus adapté à votre usage

Directeur administratif et financier d’une PME, vous vous êtes engagés auprès de vos fournisseurs à les payer sous 5 jours ouvrés. Comment vérifier que ce délai a été respecté pour l’ensemble des factures émises l’année dernière ?

Vous avez en tête quelles sont vos entités d’analyse. Il est maintenant important de pouvoir choisir le rapport le plus adapté à l’analyse que vous souhaitez effectuer.

Un rapport détaillé est parfois trop complexe et empêche de rectifier « en cours de route » une mauvaise habitude, ou bien de vérifier qu’une décision qui a été prise est efficace. Avec la base de données statistiques d’Elise, vous avez trois façons d’exploiter vos données statistiques :

• Le tableau de bord, mis à jour en temps réel, vous permet de suivre « en un clin d’œil » vos activités, en bénéficiant d’une synthèse intuitive de vos indicateurs clé.
• Les rapports d’analyse, plus détaillés, sont présentés sous la forme de rapport paginés. Ils vous permettent d’effectuer une « analyse à froid », et de mieux suivre une évolution dans le temps.
• L’exploration de données est enfin possible grâce à la conception de tableaux et graphiques croisés dynamiques, pour un rapport « à la carte » et modulable.

Optez pour la complémentarité !

Plus besoin de choisir quel est le rapport statistique dont vous souhaitez bénéficier avec le module statistiques d’Elise : tous ces rapports sont livrés en standard ! Nous pensons en effet chez NeoLedge que c’est la complémentarité de ces différents indicateurs statistiques et rapports qui vous permet de suivre au mieux votre activité et de prendre la meilleure décision possible.

Vous êtes maintenant capable de suivre en temps réel et sur la durée des données statistiques adaptées à votre solution d’ECM, et d’améliorer sensiblement votre prise de décisions, pour orienter votre activité dans la bonne direction.

Découvrez le module de statistiques d’Elise en vidéo :

Découvrir le module

NeoLedge, l’activité de Gestion Électronique de Documents (GED / ECM) d’Archimed.

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