Elise au service des sapeurs-pompiers de Seine-Maritime

NeoLedge collabore actuellement avec un SDIS, celui du département de la Seine-Maritime (76), afin de répondre à sa problématique de gestion de courrier.

 La situation au SDIS 76

Chaque département a son propre service départemental d’incendie et de secours (SDIS) qui a pour mission la prévention, la protection et la lutte contre les incendies. Il se charge d’affecter les équipes sur les interventions suite aux appels aux « 18 » et « 112 ».

Entre la direction départementale, située à Yvetot, les trois groupements territoriaux, les 79 centres d’incendie et de secours et les 3840 agents, le SDIS a besoin d’un outil fiable pour faciliter la communication entre ses différentes entités.

En effet, le SDIS reçoit chaque jour de nombreux documents (courriers de la mairie, documents administratifs, contrats fournisseurs) qui doivent être rapidement et efficacement transférés entre les différents services.

Plusieurs problèmes constatés :

• Le traitement du courrier et le transfert aux destinataires se fait actuellement de façon manuelle entre les différents services.                                                                                                            
• Le Directeur Général vise chaque courrier entrant et y appose ses commentaires avant qu’il ne soit transféré dans les différents services.
• Chaque site a sa propre méthode pour l’archivage des courriers qui sont conservés au format papier.
• Les courriers sortants sont imprimés puis visés par l’ensemble des services concernés : à chaque fois qu’un service souhaite y apporter une correction, le courrier est jeté et réimprimé avant de suivre de nouveau le circuit de validation.

La Gestion Electronique de Courrier Elise pour repenser les procédures internes

Pour faire face à ces enjeux et fluidifier les processus, le SDIS 76 a choisi de faire appel à NeoLedge et son logiciel de gestion électronique de courrier Elise.

La mise en place de cet outil de gestion électronique de courrier a pour objectif de :

• Simplifier le processus de transmission des courriers grâce à la dématérialisation des courriers entrants et sortants : chaque courrier sera intégré dans Elise dès sa réception papier et ainsi directement affecté au bon destinataire en quelques clics.
• Dans le cadre d’un document sortant, la mise en place de workflows automatisés permettra aux services concernés de signer le document et d’y apporter des corrections électroniquement.
• Sécuriser les accès aux documents et respecter leur confidentialité : grâce à la numérisation des courriers, ceux-ci sont plus facilement et rapidement affectés à leurs destinataires.

De plus, les risques de perte ou de transmission aux mauvais services sont réduits.

• Mettre en place un système d’archivage unifié entre les différents sites. Les plans de classement automatiques proposés par Elise permettront à l’ensemble des collaborateurs, quel que soit leur site, d’accéder aux documents de manière directe.          
• Se lancer dans une démarche environnementale en limitant l’utilisation de papier grâce à un passage à la dématérialisation. Cela permet également une plus grande fluidité dans les échanges .

L’arrivée de la solution Elise au SDIS 76 constitue une avancée majeure dans l’optimisation de la gestion du courrier. Les équipes pourront bientôt bénéficier d’une solution polyvalente et une gestion de courrier automatisée leur permettant de se concentrer sur leur activité !