Comment améliorer la gestion des flux de courriers ?

De nombreux canaux de communication sont mis à disposition des clients, partenaires ou administrés pour entrer en communication avec votre organisation. Les canaux numériques prennent de plus en plus d’importance, mais les enjeux se situent aujourd’hui au niveau de la gestion des flux multicanaux et processus documentaires : les courriers papiers, la gestion des emails, des formulaires web, des appels téléphoniques, etc.

Source Markess 2017 - http://blog.markess.com/

Au-delà de la simple numérisation et du stockage des documents, la mise en place d’un système de gestion des flux de courriers au format électronique vous permet de suivre vos documents tout au long de leur cycle de vie :

• Récupérez facilement des documents entrants conformes à l’original,
• Garantissez ensuite une bonne gestion des flux de courriers circulants,
• Automatisez vos processus de validation et gagnez ainsi en productivité.

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Pourquoi mettre en place une gestion électronique des flux de courriers ?

L’organisation et le traitement du courrier sont des tâches qui reviennent quotidiennement. Qu’ils soient nativement au format numérique ou au format papier, savoir gérer, trier, répartir, classer efficacement les courriers est nécessaire.

Toutes les entreprises qui souhaitent entamer leur transformation digitale se sont donc un jour posé la même question : comment dématérialiser puis gérer efficacement mes flux de courriers au format électronique ?

Sans parler de la numérisation des courriers papiers, la gestion du courrier implique ensuite un suivi tout au long de son cycle de vie, de la réception à la réponse. Avec une solution de gestion électronique de vos courriers (GEC), vous ne perdez plus un seul document. Vous répondez plus rapidement aux demandes de vos clients, partenaires ou administrés, et augmentez ainsi leur satisfaction. Une bonne gestion du courrier est véritablement au cœur d’une bonne gestion de la relation clients.

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Capter tous les flux entrants

Dématérialiser vos documents entrants permet tout d’abord de les centraliser. Fini les documents égarés ou enregistrés au hasard d’un dossier sur un ordinateur. Tous les documents sont scannés et automatiquement classés grâce à un système de reconnaissance de texte et de métadonnées.

De plus, avec des technologies comme l’OCR, la sécurité est garantie. Les documents sont fidèles aux originaux et certifiés comme tels.

Enfin, si vous bénéficiez d’une solution multicanale (ou omnicanale), vous pouvez intégrer tous les documents entrants quel que soit leur format d’origine. Vous pouvez ainsi gérer dans un même espace les demandes clients parvenues par voie postale ou par email. Vous faites plus facilement des liens entre les demandes et les réponses apportées ou attendues. Vous brisez donc les silos d’informations.

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Garantir une bonne gestion des flux de courriers

Puisque les courriers dématérialisés sont classés en fonction de métadonnées, finis les jeux de passe-passe avec les documents originaux ! Il est facile de retrouver et de partager facilement le courrier entre collaborateurs.

Mais partager au format numérique des courriers ne veut pas dire de les partager sans contrôle : vous pouvez intégrer à une solution de gestion de courrier des accès maîtrisés grâce à une gestion des droits par type de document par exemple. Avec certaines solutions, vous accordez même des droits selon l’organigramme interne de votre structure.

D’autre part, en suivant le parcours de vos courriers dans votre organisation, vous savez toujours exactement qui est en possession de quelle information. Vous suivez les processus de validation et pouvez effectuer des relances facilement.

Maîtriser les flux sortants

La dernière étape du trajet d’une demande ou d’un courrier reçu : la réponse ! Certaines solutions de gestion électronique de documents maîtrisent aujourd’hui l’ensemble des flux sortants (ou « output management »).

Des systèmes de parapheur électronique par exemple vous permettent de signer électroniquement vos courriers. Il n’y a plus de rupture : tout le circuit des documents est dématérialisé, de la numérisation à la signature. Vous bénéficiez d’une valeur probante de la signature avec la signature électronique, couplée à son image manuscrite.

Enfin, certaines solutions vous proposent également une base de modèles de documents. Vous pouvez directement rédiger un courrier réponse depuis l’application, et choisir en fin de processus soit de l’imprimer, soit de l’envoyer par email.

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Vous vous lancez dans la transformation numérique ? N’oubliez d’intégrer à votre réflexion la gestion des flux de courriers et des documents au sens large. En choisissant une solution globale de gestion électronique de documents (GED ou ECM), vous évitez ainsi de multiplier les applications métiers et les coûts qui y sont liés. Plutôt que de fragmenter vos outils de communication, vous intégrez la gestion du courrier à un processus plus large de supervision des documents en mode dématérialisé. La communication entre les collaborateurs est facilitée et les délais optimisés.

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La ville d’Arnouville se lance dans la dématérialisation de ses courriers, et plus globalement de l’ensemble de ses documents entrants et sortants avec la solution d’ECM Elise. L’objectif principal ? Apporter aux administrés une réponse de qualité, précise, et dans les délais les plus courts possibles. Découvrir le témoignage !