GED ou ECM ? Petit lexique de la Gestion Électronique de Documents

À chaque business son jargon ! Et l’informatique est un secteur qui est loin d’être en reste en la matière. Le web fourmille d’acronymes plus ou moins denses, plus ou moins anglophones, et surtout plus ou moins connus. Un terme prend même parfois plusieurs sens, même dans un contexte identique. C’est le cas pour les acronymes GED ou ECM, les deux termes étant souvent utilisés indifféremment pour la même signification.

Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous proposons un petit tour d’horizon des différents termes essentiels de la gestion électronique de documents. Qui est aussi appelée gestion électronique de contenu. Oui, on vous avait prévenus, c’est loin d’être aussi simple qu’une définition du petit Larousse !

De la GED à l’ECM

Le terme GED est sans doute en français le plus employé aujourd’hui. Les experts s’accordent uniformément pour dire que ces lettres sont employées pour « Gestion Électronique de Documents ». Cependant, lorsqu’il s’agit de définir ce qu’est concrètement la GED, les avis divergent assez rapidement.

Un peu d’histoire

Le terme a été employé pour la première fois dans les années 80. Il s’agissait alors, pour les archivistes, de désigner les solutions informatiques permettant de gérer les documents au travers de logiciels de stockage. Elles se distinguaient sur la mise en place de plans de classification et de possibilités de recherches de ceux-ci, plus ou moins avancées.

Des logiciels toujours plus avancés

Le distinguo a ensuite été fait par certains experts entre des GED de stockage des GED collaboratives. Est introduite ici la notion complexe des processus. Les GED collaboratives ont la particularité de pouvoir gérer des processus documentaires plus ou moins complexes, voire de les automatiser.

Ces GED vous permettent par exemple de mettre en place des circuits de validation :

• Lorsque votre fournisseur vous envoie une facture, vous l’intégrez dans votre solution de GED.
• Vous savez ensuite que cette facture sera automatiquement envoyée à votre service comptable pour validation ;
• Puis que le DAF apposera sa signature ;
• Et enfin qu’un email automatique préviendra votre fournisseur que le paiement a été enclenché.

C’est ainsi que ces solutions deviennent un véritable gain de temps.

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Alors, GED ou ECM ?

Depuis quelques années, un nouveau terme a fait son apparition dans le domaine de la gestion électronique des documents. D’aucuns diront aujourd’hui que la GED a connu son heure de gloire mais qu’elle est maintenant obsolète. Il est vrai que les éditeurs lui préfèrent aujourd’hui souvent le terme anglophone d’ECM.

La confusion est souvent faite sur la signification de cet acronyme. En France, les éditeurs et spécialistes de la gestion documentaire ont souvent tendance à le définir par « Electronic Content Management ». Soit la traduction littérale de la notion de « Gestion Electronique de Contenu ».

En revanche, pour les natifs de la langue de Shakespeare, on retrouve comme signification pour cet acronyme : « Enterprise Content Management ».

L’ECM va plus loin que la simple gestion de « documents ». Elle est définie par certains experts comme étant davantage une stratégie d’entreprise, inclue dans une réflexion globale. Il s’agit de tirer profit des données structurées et non-structurées, issues des applications métiers, des documents, des communications, et de les lier via une solution logicielle performante, capable de gérer les flux multicanaux et de s’interfacer avec les systèmes d’information internes par exemple (SI, ERP, applications métiers).

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Mais j’ai déjà vu passer encore d’autres termes !

Les autres acronymes principaux

La définition donnée aux différents termes présentés ici reste mouvante. Les termes employés le sont plus encore, et vous avez peut-être lu des articles se référant à la GEC, l’EDM, ou encore la GEIDE. Tous ces acronymes font eux aussi partie du domaine de la gestion documentaire, et on les retrouve dans la majorité des lexiques et glossaires qui se rapportent à ce sujet. En voici brièvement les principaux :

• L’acronyme GEC est, comme l’ECM, soumis à controverses. Il est tantôt employé pour « Gestion Électronique de Contenu », ou pour « Gestion Électronique de Courrier ».
• L’EDM est le terme employé en anglais pour la gestion électronique de documents (Electronic Document Management)… mais aussi pour l’Electronic Dance Music ! On lui préfère donc la dénomination d’ECM. Le terme d’EDM est aujourd’hui un peu obsolète concernant la gestion documentaire.
• Enfin, il est aussi possible de trouver dans certains articles le terme de GEIDE. Largement moins répandu, on donne comme signification à cet acronyme « Gestion Électronique d’Informations et de Documents de l’Entreprise ». Il est apparu au moment du développement d’internet, et de la nécessité de gérer donc à la fois les documents numérisés mais aussi les documents nativement électroniques. On lui préfère aujourd’hui le terme de GED.

Et à l’usage ?

Le terme GED est encore souvent employé par des éditeurs de solutions d’ECM qui proposent une “brique” GED. Quoiqu’il en soit, que l’on emploie le terme GED ou ECM, la gestion documentaire couvre un domaine large et complexe. Ces solutions font partie d’une grande famille de logiciels qui s’intéressent aux documents et contenus tout au long de leur cycle de vie : dématérialisation, circulation, échange, stockage, indexation, archivage.

Aujourd’hui, l’ECM fait partie intégrante des problématiques des entreprises dans le cadre des démarches de transformation numérique. Et s’il est parfois difficile de se repérer devant la multitude des offres proposées par les éditeurs, il est néanmoins important pour toute entreprise se lançant dans le choix d’une solution d’avoir clairement en tête les objectifs et les besoins des équipes en interne. C’est ce qui vous permettra d’utiliser au mieux ladite solution et de propulser alors votre business vers l’avant.

Avez-vous déjà pensé à mettre en place une GED dans votre structure ? Quel sens donnez-vous aux différents termes ? Laissez-nous un commentaire pour entamer la discussion avec nos experts !

Dans le cadre de son projet de Transformation Numérique « InVivoTech 2020 », InVivo a choisi le logiciel d’ECM Elise. Découvrir le témoignage !