Le parapheur électronique, le grand rival du parapheur papier !

Chaque jour les entreprises doivent traiter un nombre important de documents, les valider puis ensuite les signer. Ces différentes étapes constituent des processus complexes et fastidieux et représentent une importante perte de temps. Cela empêche alors les collaborateurs de se concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée. Vous en avez assez de voir les papiers s’accumuler sur votre bureau ? Nous avons la solution ! Le parapheur électronique prend la place du parapheur traditionnel et vous aide à optimiser vos processus documentaires.

Cet outil poursuit le même objectif que le parapheur papier ; il contient l’ensemble des documents soumis à validation et donc à la signature. De plus, le parapheur électronique répond aux exigences suivantes : confidentialité, sécurité, traçabilité et productivité. Ces exigences permettent de montrer en quoi le parapheur électronique est l’outil indispensable pour la validation et la circulation des documents !

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Préserver la confidentialité et la traçabilité des échanges

Le parapheur électronique permet d’intégrer des documents au sein d’une chaîne de validation entièrement dématérialisée. Intégrés dans des circuits sécurisés, tout le monde ne peut pas avoir accès aux divers contenus des documents. En effet, utiliser un parapheur électronique c’est garantir une meilleure confidentialité et sécurité des documents.

Après avoir validé un document dématérialisé, l’entreprise peut, si elle le souhaite, signer de manière électronique ce même document. Le parapheur électronique permet de remplacer la signature manuscrite par une signature électronique à valeur probante. Cette dernière a pour avantage la protection des données. Elle permet d’authentifier le signataire pour montrer que le document a été approuvé par une personne identifiée.

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Aussi, le parapheur électronique assure une traçabilité des échanges. Toutes les actions effectuées par vos utilisateurs sont enregistrées. Cela signifie qu’il est possible, à tout moment, de retracer un historique du processus de validation dans lequel s’inscrit un document. Un agent peut, par exemple, savoir si tel ou tel document a déjà été signé et par qui.  Cela permet d’avoir une vision globale et complète sur le cycle de vie des documents.

Bénéficier d’un outil transversal en temps réel

Connecté à l’ensemble de vos applications existantes, le parapheur électronique est votre outil de validation et de circulation des documents. Comme le parapheur papier, le parapheur électronique est accessible par l’ensemble des services. Il s’agit alors d’un outil pouvant être utilisé par l’ensemble des personnes qui se trouvent dans le circuit de validation d’un ou des documents.

Connecté à votre GED, chaque service et chaque utilisateur peut suivre en temps réel le parcours des documents qui lui sont associés en fonction de son rôle et de ses tâches. Utiliser un parapheur électronique c’est pouvoir valider, signer via une plateforme unique et utilisable par tous grâce à une simple connexion internet. Intégré à votre ECM, le parapheur électronique représente un outil décisionnel qui apporte une meilleure réactivité et efficacité lors du traitement des processus documentaires.

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Gagner en productivité et réduire les coûts

Le parapheur électronique est accessible en ligne via une simple connexion internet. Ce faisant, il est possible de valider et de signer l’ensemble de vos documents n’importe où et n’importe quand. Cette mobilité se définit également par le fait de pouvoir consulter les informations via ordinateur, smartphone ou encore tablette. Cela permet d’accélérer les processus de traitement et par conséquent de gagner en productivité.

Aussi, grâce à un système d’alerte, il est possible de prévenir l’utilisateur si une action reste non traitée. Lors du traitement de ces actions, le parapheur donne la possibilité d’annoter et donc de demander ou d’apporter des informations supplémentaires sur un document en particulier.

Disposer d’un parapheur électronique c’est pouvoir traiter des documents en masse grâce à une certaine fluidité des circuits de validation et de signature comme avec la solution Elise Flow.

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