Ne perdez plus de temps, dématérialisez vos factures !

Une des priorités de ces dernières années est l’amélioration de la gestion des documents sortants, et ce pour 79% des décideurs interrogés par le cabinet d’étude Markess by exaegis. En première position de ces documents sortants, arrivent les factures clients dont la gestion doit être prioritairement optimisée.

Votre entreprise désire, lors du traitement de ses factures, gagner du temps, réduire ses coûts mais également archiver en toute sécurité chacun de ses documents ? Optez alors pour une meilleure gestion de vos processus de facturation !  

Dématérialisez vos factures avec la solution d’ECM Elise

La dématérialisation des factures poussée par la « Loi Macron » 

Afin de pousser le secteur public à tendre vers le « zéro papier », notamment avec la dématérialisation des factures, l’Etat met en place de plus en plus de réglementations. En effet, depuis le 1^er janvier 2017, l’ensemble des collectivités territoriales et des établissements publics doivent gérer leurs factures de manière électronique. Pour cela, une plateforme nationale a été mise en place : Chorus Portal Pro. Celle-ci permet aux entreprises de déposer de manière dématérialisée l’ensemble des factures émises vers le secteur public en France.

En outre, la « loi Macron » du 6 août 2015 permet d’étendre l’usage de la facturation électronique aux relations interentreprises.  Selon plusieurs échéances appliquées en fonction du statut des entreprises (grandes entreprises, ETI, PME et TPE), ces dernières devront d’ici 2020, accepter l’ordonnance imposant de traiter les factures au format électronique.  

Une tendance à la hausse : La facturation électronique et la piste d’audit fiable

Les réglementations de l’Etat concernant la dématérialisation des documents ont pour effet une hausse de la facturation électronique. Le cabinet d’études Markess by exaegis relève qu’en 2016, 64% des entreprises interrogées reçoivent des factures électroniques de la part de leurs fournisseurs.

Afin de dématérialiser leurs factures, les entreprises procèdent majoritairement en ayant recours au PDF simple, accompagné d’une piste d’audit fiable. Il s’agit d’un ensemble de contrôles mis en place par les entreprises afin d’établir le lien entre la facture émise, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué. En 2016, 44% des décideurs ont recours à ce procédé qui se distingue des autres par deux avantages :

• Le PDF représente un format universel, connus par tous et qui par conséquent est facile d’utilisation et d’accès.
• Le PDF se démarque de l’EDI (Echange de données informatisé) : les factures peuvent être dématérialisées dans un format non structuré, processus moins coûteux et plus accessible.

💡 Pour aller plus loin : Elise, la GED 100% piste d’audit fiable

Dire au revoir à vos factures papier pour une plus grande productivité

La volonté de gérer au mieux ses factures répond au besoin d’automatisation des processus comptables et financiers. En effet, selon le cabinet d’étude Markess by exaegis, la facturation électronique est déclenchée par ce besoin d’automatisation, et ce pour 58% des décideurs en charge de processus factures. Pour ce faire, l’acquisition d’une solution d’ECM apparaît comme nécessaire.

Un logiciel comme Elise permet à votre entreprise d’avoir une vision 360° sur vos dossiers clients et fournisseurs, tout en optimisant vos processus de traitement. Grâce à des systèmes de workflows, gagnez en efficacité lors de la validation de vos process achats-ventes.

Intégrée à vos applications métiers, une solution d’ECM vous permet de suivre de bout-en-bout les processus dans lesquels s’inscrivent vos dossiers clients et fournisseurs. Les pièces justificatives qui constituent ces dossiers (devis, bons de commande, réclamations) sont, grâce à une technologie comme SmartLink, rattachées à une seule et unique fiche documentaire, ce qui vous permet d’avoir une vision complète et globale sur le cycle de vie des documents liés à un même client ou fournisseur.

Avec la solution d’ECM Elise, accédez rapidement au dossier complet de votre fournisseur et gagnez en productivité grâce à une réduction des délais mais également des coûts financiers.

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