Les nouvelles tendances en termes de Gouvernance de l’information !
Votre entreprise a parfois du mal à maîtriser ses données, ses documents physiques ou numériques ? Afin de gérer au mieux l’ensemble de ces flux, optez pour une stratégie s’appuyant sur la Gouvernance de l’information ! Cette stratégie désigne l’ensemble des rôles et opérations qui permettent à votre entreprise d’acquérir une meilleure maîtrise de vos documents et données. Serda Conseil et SerdaLab du Groupe SERDA | ARCHIMAG publient à ce sujet leur 8ème rapport sur la Gouvernance de l’information numérique.
Gérez vos données avec une solution d’ECM
Etat des lieux : une volonté de mieux gérer et contrôler l’information
Cette étude montre que de plus en plus d’entreprises prennent conscience de l’importance de mieux gérer et contrôler leurs informations et données. L’étude montre que 75% des organisations prévoient ou ont mis en place une démarche de gouvernance de l’information. Parmi ces organisations, le secteur privé est de loin le plus avancé dans cette démarche de Gouvernance de l’information avec 28% contre 7% pour le secteur public.
Un environnement au service de l’utilisateur
Selon le rapport, mettre en place une stratégie de gouvernance de l’information permet de répondre à divers enjeux. L’objectif prioritaire étant « l’accès et le partage de l’information et des connaissances », c’est-à-dire répondre aux besoins quotidiens des utilisateurs, et ce pour 85% des répondants. L’utilisateur est en 2019 une priorité, c’est pourquoi il est nécessaire de lui apporter confort et efficacité, grâce à « un point d’accès unique aux données de son organisation ». Pour 87% des répondants, cette nécessité apparaît comme la première préoccupation des entreprises.
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Fiabilité des informations et efficacité pour tous
Un autre enjeu qui participe à la mise en place d’une stratégie de Gouvernance de l’information est la volonté de « gagner en efficacité », préoccupation qui ne cesse d’augmenter depuis 2018, tout comme le besoin de « rendre disponible la bonne information au bon interlocuteur » mais également de « gagner en traçabilité et sécurité ». L’objectif est ici de satisfaire d’une meilleure façon les consommateurs tout en bénéficiant d’une plus grande efficacité et d’un gain de temps.
La solution n°1 à privilégier : La gestion électronique de documents (GED)
La GED en tête du podium
Pour répondre aux diverses préoccupations des entreprises, le Groupe SERDA | ARCHIMAG évoque quelques « bonnes pratiques » à mettre en œuvre afin de réussir au mieux un projet de gouvernance. Parmi elles : la « mise en place de solutions de gestion de contenus et de documents ». Afin de mettre en place ces solutions de gestion de contenus, l’entreprise fait le plus souvent appel à des compétences et des ressources externes comme l’intégration de solutions. L’étude menée montre que la GED domine le classement en termes d’outillage technologique pour 80% des répondants, notamment en tant que logiciels propriétaires (54,87%). De plus, une progression de la GED dédiée RH se fait remarquer, suivi des solutions d’ECM et de plateforme de services (SaaS, Cloud).
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De nombreux leviers de croissance
L’intégration de logiciels de gestion de contenus et de documents s’accompagne de nombreux outillages technologiques complémentaires, tels que les fonctionnalités de parapheur et de signature électronique. Cette technologie qu’est la signature électronique permet d’éviter toute rupture lors de vos processus de traitement. Le Groupe SERDA | ARCHIMAG explique que ce sujet de la signature électronique est en progrès de 7% au niveau des projets engagés/ prévus.
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En outre, apparaissent des projets dans le domaine de l’automatisation de processus (RPA) mais également d’Intelligence Artificielle ; une organisation sur trois prévoit de se lancer dans ce type de projet. Ces divers projets engagés ou prévus permettent aux entreprises de prendre le contrôle de leurs flux de documents et informations tout en instaurant des règles de gestion et de protection des données (RGPD, comme c’est déjà le cas pour 57,4% des entreprises.
💡 Mise en application : Découvrir la RPA avec la solution d’ECM Elise
Découvrir l’étude complète sur le site Archimag
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