3 bonnes raisons de choisir le case management

Le case management est utilisé par les collaborateurs pour la gestion des dossiers au sein d’une entreprise. Trois points sur les avantages du case management sont à relever.

• Il se fonde sur une structure adaptable à tous les corps de métiers.
• Il garantit à tous les collaborateurs une vision d’ensemble au service d’une meilleure gestion.
• C’est enfin une plateforme unique multicanale.

La notion de case management est souvent liée à la complexité technique. Et pourtant, son but est de faciliter le travail des collaborateurs dans la gestion des dossiers au sein d’une organisation. Selon l’enquête du groupe CXP : “l’amélioration des performances opérationnelles, la fiabilité des opérations et la réduction des temps de traitement sont des objectifs cités dans 20% et 18% des cas. Ainsi les motivations d’efficacité et de fiabilité opérationnelles sont le principal moteur de la mise en oeuvre du Case Management.”

1) Une structure flexible

Le case management n’est pas une structure figée, il s’adapte à tous les métiers grâce à sa flexibilité. Il est possible d’orienter le dossier vers la personne la plus qualifiée pour répondre aux attentes.

Les étapes à suivre sont définies par les collaborateurs en fonction des besoins. Ce qui engendre une meilleure gestion des échanges entre eux.

De plus, sa transversalité permet de savoir ce qui a été fait sur le dossier et par qui, même si les collaborateurs ne travaillent pas dans le même service. Le lien est fait entre toutes les personnes qui ont un rôle à jouer dans le dossier.

L’ avantage d’une solution de case management comme Elise, est entre autre son interopérabilité avec vos applications métiers. Le traitement des processus métiers est fait de bout en bout, étant donné que les documents et les informations sont récupérés depuis les applications métiers. De ce fait, il n’y pas de rupture dans le process de validation interne, tous les acteurs et fichiers sont pris en compte.

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2) Une vision globale

Le case management est au service d’une vue globale des dossiers, que ce soit pour leur traitement, la gestion des tâches ou encore l’ajout de pièces manquantes. Les éléments sont centralisés au sein d’un unique dossier électronique, qui permet de garder une trace de toutes les actions menées. Cela évite les pertes de fichiers et les mauvaises attributions.

Les secteurs des banques et assurances illustrent bien l’idée de cette vision d’ensemble. Ce sont des domaines qui utilisent beaucoup de papier pour la gestion des dossiers. Que ce soit pour la déclaration d’un sinistre, l’ouverture de compte, une demande de financement ou encore la création d’un dossier adhérent. Il faut noter que le risque de perte de documents importants au cours du processus est souvent très élevé. Cela impacterai le client et les clauses de confidentialité ne seraient plus respectées.

Le dossier client étant numérisé dans des solutions de case management et intégrés au logiciel, ces risques se retrouvent diminués. Par exemple, avec Elise, les liens entre les documents sont fait grâce au Smart Link.

3) Une plateforme multicanale

Quel que soit le canal d’arrivée des documents ainsi que leur type (photo, mail, courrier, etc.), ils sont intégrés dans une plateforme unique. De même pour les données issues des applications métiers. Ces données des applications, validées au préalable par les collaborateurs, sont intégrées à l’identique dans la plateforme, sans modification. Elles sont considérées comme fiables et ne sont pas remises en question. Le travail collaboratif est permis car les demandes de tâches ou les validations, sont regroupées dans un espace centralisé.

En résumé, malgré sa faible notoriété, les avantages du case management sont nombreux. C’est une solution maniable, qui répond entre autres aux besoins de transversalité, d’interopérabilité, et de suivi des documents issus de canaux multiples.

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