Les 3 bonnes raisons de dématérialiser la gestion des courriers papiers

Aujourd’hui, les possibilités de communiquer sont multiples. Et les communications entre collaborateurs sont de plus en plus fondées sur le numérique. Et pourtant, force est de constater que la majorité des documents qui parviennent encore jusqu’à votre organisation sont au format papier.

La gestion des courriers papiers au sens traditionnel nécessite un coûteux investissement en temps : transport, tri, recherche, orientation, stockage, mise à jour.

Dématérialiser son courrier papier devient donc un véritable enjeu : gain de temps et d’argent, cela facilite aussi la collaboration et les échanges, et participe au développement de votre organisation.

État de l’art dématérialisation & gestion des courriers

La dématérialisation ou la digitalisation des documents et des processus est une thématique majeure pour les entreprises et administrations de nos jours. En 2017, pour plus d’un décideur sur deux, la numérisation des documents reçus au format papier est une priorité. 62% des décideurs métiers et IT français y font allusion*.

Mais numériser ces documents ne suffit pas : il s’agit ensuite de pouvoir les classer, les organiser, et surtout les retrouver. Intégrer les données capturées dans les documents, qu’ils soient nativement numériques ou sur support papier, est également une attente très forte.

Il faut également pouvoir croiser ces informations avec celles issues des applications métiers. Ce qui est possible avec la mise en place d’une solution de gestion des courriers au format électronique

Mettre en place une solution de dématérialisation et de gestion du courrier au format électronique présente donc de nombreux avantages, qui vous apportent gain de place, de temps, et aussi d’argent. La preuve en 3 points :

1) Vous limitez les coûts liés aux impressions

Mettre en place une solution de gestion électronique de courrier (GEC) vous permet tout d’abord de répondre à une préoccupation écologique :

• Oubliez les impressions et corrections au format papier. Partagez directement vos documents depuis un espace centralisé. Vous pouvez suivre les modifications apportées par chacun et chacune, les valider ou les refuser.
• Vous limitez le nombre d’impressions d’emails : ils sont intégrés dans la même solution de gestion des courriers. Ils sont donc gérés au même endroit que les courriers papiers et partagés aussi facilement.
• Vous gérez également vos réponses dans le même espace, et plutôt que de les imprimer, vous pouvez transmettre directement au format électronique, par mail.

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2) Vous simplifiez les échanges et gagnez du temps

Toutes ces impressions et réimpressions évitées représentent d’autre part un véritable gain d’argent pour votre structure. Vous gagnez également en temps en simplifiant considérablement les échanges entre les collaborateurs. Ils savent où trouver l’information, et comment la retrouver :

• Avec la mise en place d’un système de numérisation des documents est associée la mise en place d’un système de lecture automatique des documents ou reconnaissance automatique des documents (LAD RAD). Ces technologies sont capables aujourd’hui de lire vos documents, et d’en retirer des informations clés : est-ce une facture ? un bon de commande ? un courrier de réclamation ? etc.
• Ces informations sont transformées en métadonnées, qui permettent de classer automatiquement vos courriers. Vous vous épargnez la fastidieuse et répétitive étape du tri, sans pour autant l’éliminer.
• Enfin, vous pouvez avec une solution de gestion électronique des courriers déclencher automatiquement des processus de traitement et workflows suite à la réception de certains types de courriers : qui doit les recevoir, ou y répondre ? Vous ne vous posez plus la question puisque vous les avez paramétrés une fois pour toutes. Et vous avez toujours la possibilité d’enrichir vos processus ou de les modifier pour les cas particuliers.

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3) Vous améliorez la satisfaction de vos clients ou citoyens

Le véritable gain que vous apporte la dématérialisation de l’ensemble de vos courriers entrants ? C’est de pouvoir suivre votre courrier tout au long de son cycle de vie.

• La gestion du courrier papier est chronophage. En les intégrant à une solution de gestion électronique, vous savez toujours où se trouve votre courrier, qui l’a en sa possession, et la circulation de ces documents ne se fait plus qu’en un clic.
• Programmez des rappels, des dates limites pour la réponse et la validation. Vous êtes également capable de suivre grâce à des indicateurs statistiques les temps moyens de réponse aux clients ou citoyens, d’identifier les points bloquants et de prendre les mesures adéquates pour avancer dans la bonne direction.
• Vous optimisez donc les délais de réponse et répondez plus rapidement aux clients et citoyens. Et vous améliorez ainsi leur satisfaction !

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Au-delà du simple impact sur les services courriers ou accueils, la mise en place d’une solution de gestion des courriers papier au format électronique impacte positivement l’ensemble de votre structure. Cela va jusqu’à l’amélioration de votre gestion de la relation clients ou citoyens.

💡 Télécharger l’infographie : 3 bonnes raisons de dématérialiser vos courriers papiers

De plus, certaines solutions de GED transverses comme Elise vous permettent d’utiliser une seule solution pour gérer à la fois vos courriers papiers mais plus largement l’ensemble de vos documents et des demandes, quel que soit le canal de communication. Vous interfacez votre solution de GED avec les applications métiers, votre SI, et brisez les silos de communication pour gagner toujours plus en efficacité.

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