6 bonnes raisons de mettre en place une solution de Gestion Électronique de Documents (GED)

Impossible, aujourd’hui, de travailler sans être relié au monde numérique, via les réseaux de communications, le travail collaboratif ou le partage de documents numériques. Vos informations sont votre plus grand atout ; et alors que le papier cède petit à petit sa place au numérique, vous vous demandez sans doute si cela vaut la peine d’investir dans une solution de Gestion Électronique de Documents (GED), aussi appelée, avec la forte internationalisation du marché, Entreprise Content Management (ECM). Ces solutions peuvent-elles vraiment vous permettre de gagner en efficacité ?

Lorsque vous entendez parler de « numérisation », vous pensez certainement spontanément au fait de numériser un document papier, pour le transformer en un document électronique. Une solution de GED vous permet de faire cela, bien évidemment ! Mais elle vous apporte également de nombreux autres bénéfices pour vous aider dans votre travail quotidien.

Les avantages d’un solution de Gestion Électronique de Documents pour votre organisation

Décloisonner les informations :

Au fil du temps, vos informations s’accumulent au sein de différents systèmes, serveurs, services, ordinateurs, téléphones ou cartons d’archives. L’un des premiers avantages d’une solution de GED est de permettre une centralisation de tout ce contenu en un espace unique.

Intégrer les contenus multicanaux :

Chaque jour, votre contenu circule à travers votre organisation. Emails, courriers, fax, internet, intranet, les informations et les documents s’échangent via de multiples canaux de communication. Une solution de GED est une solution interopérable, qui récupère automatiquement et centralise toutes vos informations importantes à partir de vos applications métiers dans un espace unique, dans lequel vous pouvez facilement effectuer des recherches.

Contrôler les versions sans difficultés :

Il vous arrive peut-être d’avoir une dizaine de versions d’un même document, certaines mises à jour par plusieurs collaborateurs en même temps. Comment savoir, dans ce cas, si la version partagée avec vos collaborateurs, vos employés, vos clients ou vos administrés, est la bonne ? Avec une solution de GED, vous contrôlez minutieusement vos versions de documents, et vous êtes assuré de toujours disposer de la version la plus récente.

Protéger vos ressources numériques :

Deux problèmes découlent d’un système de sécurité de gestion de votre contenu mal contrôlé : ou bien vos ressources numériques sont accessibles aux mauvaises personnes, ou alors elles sont verrouillées pour les bonnes personnes. Éliminez ces deux problématiques avec les systèmes de sécurité inclus dans votre solution de Gestion Électronique de Documents, à la fois simples et efficaces.

Automatiser vos processus :

Avec une solution de GED, vos employés ne perdent plus de temps à numériser manuellement puis enregistrer chacun des documents sous le bon format pour obtenir un PDF, ou bien à se poser la question de savoir comment sauvegarder ou partager leur document. Vous n’aurez même plus besoin de quitter votre boîte mail pour sauvegarder, partager, classer ou sécuriser cet email lié à un projet sensible. Tout est automatisé, et la seule chose qu’il vous reste à faire est de cliquer sur un bouton pour lancer votre processus.

Gagner du temps… et de l’argent !

Tous les avantages précédemment cités, liés à la mise en place d’une solution de GED, vous permettent d’améliorer sensiblement votre productivité, le travail collaboratif, ou encore le service rendu aux clients. Vos résultats en sont donc positivement affectés.

Je suis convaincu ! Comment en savoir plus sur la GED ?

Si vous êtes prêt à (re)prendre le contrôle sur le cycle de vie complet de votre contenu, et si vous voulez commencer à utiliser vos informations à votre avantage, il est temps de penser à intégrer la Gestion Électronique de Documents à votre projet de transition numérique. NeoLedge, l’activité GED / ECM d’Archimed, inclut deux produits, Elise et DocFactory, prêts à prendre une part active dans vos systèmes et vos stratégies numériques. Contactez-nous pour obtenir davantage d’informations ou demander une démonstration.

NeoLedge, l’activité de Gestion Électronique de Documents (GED / ECM) d’Archimed.

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