Définition | GED
C’est quoi ?
La GED (Gestion Electronique de Documents) est un procédé s’appuyant sur un logiciel spécialisé utilisé pour rationaliser et automatiser les processus de capture, d’organisation, de classement et d’archivage des documents entrants et sortants.Le cycle de vie des documents est consigné, toutes les modifications apportées sont mises à jour automatiquement, et cette traçabilité limite les pertes. Il existe 4 étapes majeures dans la GED :
- L’acquisition des documents
- Le classement des documents
- Le stockage des documents
- La diffusion des documents
Pourquoi ?
La GED permet de rendre les documents consultables à tout moment et en simultané pour l’ensemble des collaborateurs de l’organisation. En effet les documents sont sécurisés dans une plateforme unique où toutes les informations sont mises à disposition de tous les collaborateurs.
L’organisation des documents dans la GED facilite le travail collaboratif, en donnant aux utilisateurs de la solution un meilleur accès à la base documentaire et de connaissances de l’entreprise.
Comment ?
Toutes les GED ne possèdent pas les mêmes fonctionnalités. Les solutions comme la GED Elise comprennent des caractéristiques supplémentaires telles que la mobilité, la signature électronique ou encore l’intégration des e-mails. Dans une solution de GED transverse comme Elise, l’information est centralisée, organisée, contrôlée et sécurisée. Cela permet un pilotage en temps réel pour tous les services de votre organisation.