Témoignage : Elise, la GED 100% piste d’audit fiable

Aujourd’hui, il n’est plus souhaitable de considérer la facture comme un document isolé. Les entreprises sont face à un grand changement stratégique : la piste d’audit fiable.

Lorsqu’une entreprise s’intéresse à la dématérialisation de factures, elle doit aller plus loin que les simples enjeux d’archivage, de contrôle, de sécurisation et de description du document. La dématérialisation de facture, dans le cadre de la piste d’audit fiable, doit permettre d’industrialiser l’ensemble des processus achat et vente, de les rendre plus efficaces, plus simples et économiquement réalistes pour les entreprises.

Parce que l’entreprise va vouloir attacher une facture à une commande, une commande à une affaire, une affaire à un contrat, elle va devoir fournir le contexte global de l’achat. Elle doit intégrer dans ses scénarios les aspects de collaboration et de gestion de dossier par affaires, de dossier fournisseurs ou clients.

C’est là tout l’enjeu de la piste d’audit fiable.
Le traitement de la facture devient collaboratif. Nous ne sommes plus uniquement dans une démarche verticale impliquant les spécialistes, mais dans une démarche globale dans l’entreprise.

Une double capacité :

• d’une part, dans sa dimension verticale, d’être très pointu sur des documents métiers (description, sécurisation, normes d’échange EDI, archivage),
• et d’autre part, par sa dimension horizontale, de pouvoir solliciter l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

La solution d’ECM Elise est largement déployée dans toute l’organisation grâce à la modélisation de l’organigramme de l’ensemble des collaborateurs. Elle est donc en capacité de toucher facilement tous les acteurs de l’entreprise, ce qui est une grande force. Il s’agit donc d’une démarche très décloisonnée, basée sur les structures fonctionnelles de l’organisation.

Être capable de fournir un contexte documentaire exhaustif permettant d’établir la véracité d’une facture.

Par son ouverture et son intégration à tous les systèmes d’informations, le logiciel d’ECM Elise capte facilement et rapidement tous types de documents entrants, sortants et internes, quel que soit le canal, et, grâce au logiciel de dématérialisation DocFactory, garantit leur intégrité. DocFactory signe les documents côté serveur et garantit leur conformité.

Dans le cadre des factures fournisseurs, doivent être mis en relation : bon de commande, bon de livraison, procès-verbal d’acceptation, contrat, devis, etc. Faire ces liens manuellement représente un effort trop important pour l’entreprise. Le logiciel Elise est capable d’automatiser, quasi intégralement la création du contexte documentaire grâce à sa technologie SmartLink.

Elise permet donc de gagner en fiabilité, en augmentant le nombre d’acteurs qui ont accès et qui participent à la vie de la facture (client ou fournisseur) et en enrichissant son environnement documentaire.

Comment Elise va réussir à l’automatiser tout en créant ces liens ?

L’ECM Elise s’appuie sur le référentiel de tiers de l’entreprise. Le logiciel va pouvoir identifier, de manière non équivoque clients et fournisseurs, par leur code client ou numéro de siret, par exemple, grâce à l’intégration des bases clients et fournisseurs existants dans l’entreprise. Un document sera donc nécessairement attaché au tiers qui l’a envoyé ou à celui qui l’a expédié. Elise s’appuie aussi, sur le référentiel par affaire. Une facture est toujours attachée à sa commande, la commande à un devis, etc.

Au fur et à mesure que les documents sont injectés dans la base documentaire Elise, SmartLink va automatiquement créer des liens entre les documents et les classer dans les bons dossiers. L’utilisateur lui, ne fait que décrire le document. Le gain de temps est avéré ainsi que la fiabilité des documents entre eux.

Grâce au progiciel Elise, le collaborateur en charge de la vérification de validité d’une facture, a accès au contexte global de celle-ci : intégralité des documents et des intervenants. Ce maillage documentaire étant ainsi établit, la fonction workflow d’Elise va être capable de solliciter automatiquement les bons acteurs dans l’entreprise.

Par exemple, une facture fournisseur arrive. Elle est identifiée par le logiciel Elise grâce à son numéro de commande, car toutes les commandes sont stockées dans le logiciel. SmartLink relie la facture au bon de commande. Quand cette commande a été injectée dans le logiciel qui a identifié son commanditaire (service ou collaborateur). Ainsi dans le workflow de facturation, Elise va automatiquement  ajouter une tâche de validation à ce commanditaire.

Il apparaît donc comme évident, qu’un logiciel d’ECM comme Elise, est tout à fait adapté aux nouvelles réglementations comme la piste d’audit fiable.

D’une part, parce que Elise a été développé et structuré par rapport au sens du document (émis ou reçu), ce qui est fondamental. Et aussi parce qu’elle intègre les notions de workflow et de collaboratif, et mobilise donc l’ensemble des acteurs de l’entreprise, ce qui n’est pas possible avec une GED intégrée à un outil comptable ou une GED spécialiste.

La maîtrise de la signature électronique, l’intégration aux applications en usage dans l’entreprise, l’injection des référentiels, des bases contacts, la capacité de s’intégrer très facilement dans le SI de l’entreprise permet à Elise de prendre en compte le fonctionnement et le langage de celle-ci, et d’être ainsi rapidement utilisé et assimilé par l’ensemble des collaborateurs.

La GED Elise peut donc se définir comme étant une GED transverse, qui touche l’ensemble des acteurs de l’entreprise, facile à mettre en œuvre, à fort degré d’automatisation et structurée selon le sens des flux de documents.
Elise se fond dans la structure de l’entreprise.
Elise donne du sens à vos documents.

Interview d’Éric Ruyffelaere, fondateur et CEO de NeoLedge.

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