Transformation de la gestion des dossiers adhérents à la CAVAMAC

Face à la quantité croissante de dossiers qui emplissent leurs armoires, les gestionnaires de la CAVAMAC (la Caisse d’Allocations Vieillesse des Agents généraux et des Mandataires non-salariés de l’Assurance et la Capitalisation) ont pris une grande décision : dématérialiser l’ensemble de leurs dossiers adhérents et gérer électroniquement la réception, le stockage et l’archivage de toutes les pièces qui les composent.

La CAVAMAC s’est donc mise à la recherche d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED). L’organisation avait deux objectifs en tête :

• Pouvoir dématérialiser et gérer électroniquement l’ensemble des dossiers adhérents
• Puis pouvoir gérer de la même manière tout le courrier reçu et envoyé, que ce soit au format papier ou bien via la boîte mail du service Accueil Adhérents de la CAVAMAC.

De l’archivage papier à la gestion électronique des dossiers

La CAVAMAC gère les dossiers concernant les régimes de retraite des agents d’assurance. Cela représente une clientèle de près de 40 000 retraités, auxquels s’ajoutent plus de 10 000 cotisants. Pour chacun des adhérents sont constitués de très gros dossiers, composés de pièces nombreuses et variées, telles que des RIB, des contentieux, tous les documents relatifs à la période d’activité, à la retraite ou aux pensions. Cela représente donc un très gros volume de documents papiers, sur une « durée de vie » des dossiers qui est très longue : elle peut aller jusque 80 ans.

Côté courrier, on dénombre entre 40 000 et 50 000 courriers annuels, toutes directions confondus. Ce courrier était jusqu’alors réceptionné par le service d’accueil puis trié et transmis via des navettes physiques.

L’archivage et de la transmission au format papier des documents impliquaient ainsi des processus très chronophages. Simplifier et accélérer le classement de la centaine de pièces quotidiennes des dossiers et la gestion des différents courriers était donc un réel enjeu pour la CAVAMAC.

Pourquoi Elise ?

Avec les techniciens et commerciaux de NeoLedge s’est construite une véritable relation de confiance, qui a sans doute fait la différence. La solution d’ECM Elise était celle qui était aussi la plus en adéquation avec les besoins de la CAVAMAC : en effet, l’interfaçage entre la solution de gestion de courrier et la solution de gestion des dossiers ne pose pas de problème, puisque Elise est un outil suffisamment souple et complet pour pouvoir gérer ces deux problématiques à la fois.

De plus, la CAVAMAC dispose d’un S.I. interne, une solution sur-mesure qu’elle a développée pour la gestion de ses courriers réponse. Elise propose un interfaçage performant avec cette application métier, afin de simplifier considérablement le traitement des courriers et des tâches associées, lors de la seconde phase du projet.

Gérez, vous aussi, vos dossiers adhérents avec Elise ! Contactez-nous pour en savoir davantage.