Gestion du courrier
Capture multicanal
Numérisez vos courriers et garantissez leur fiabilité. Capturez vos e-mails en un clic. Avec illico, vous intégrez tout le courrier adressé à votre ville dans une seule solution.
- Vous bénéficiez d’une traçabilité de bout en bout de votre processus : vous ne perdrez plus jamais un courrier important.
- Vous pouvez être sûr d’avoir les documents originaux dans l’EDM.
- Les demandes sont centralisées quel que soit le canal par lequel elles sont reçues (courrier, email, demande à l’accueil de la mairie, appel téléphonique).
Flux de courrier efficace
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Facilitez le travail du service courrier grâce à une interface dédiée. Optimisez les actions de vos collaborateurs en automatisant les processus, les notifications et les accès mobiles.
- Vous gagnez en productivité et en efficacité dans l’enregistrement et la distribution du courrier.
- La circulation et le traitement du courrier sont optimisés.
- Vos processus de validation sont rationalisés.
- Vous avez accès à votre courrier même en déplacement.
Suivi des traitements et des délais
L’allocation des délais de traitement par type de courrier et la mise à disposition de tableaux de suivi personnalisables vous permettent de garantir à vos citoyens et partenaires une réponse rapide.
- Vous respectez les délais de réponse.
- Vous suivez les actions en cours ou à venir.
- Vous envoyez le bon courrier à la bonne personne ou au bon service.
- La réaffectation d’un courrier ou d’une tâche de validation est simple, rapide et possible pour tous les utilisateurs.
Gestion des courriers sortants
Facilitez la rédaction de vos courriers sortants grâce à votre bibliothèque de modèles de documents et à l’intégration automatique des données utiles.
- Il est aisé de vérifier la cohérence et la pertinence des informations saisies.
- Vous créez rapidement des lettres de réponse, avec des informations pré-remplies avec la charte de la ville.
Base de contacts intégrée
Disposez d’une base de données de gestion des tiers intégrée, reliez chacune de vos lettres à un contact et bénéficiez d’une vue globale de la correspondance pour un tiers donné.
- Vous obtenez une vue globale de la correspondance liée à un destinataire ou à un expéditeur, quel que soit son canal d’arrivée, en un clic.
- Vous pouvez retrouver facilement toutes les données personnelles relatives à un tiers en cas de demande d’accès ou de suppression des données.
Recherche et classements simplifiés
Retrouvez facilement vos documents grâce aux classements dynamiques et à la recherche multicritères.
- Il est facile de trouver une lettre ou des informations contenues dans une lettre.
- Le courrier n’est toujours présent qu’une seule fois, mais les moyens d’y accéder sont personnalisés. Cela garantira qu’il n’y a pas de doublons dans votre base de documents.
