Notre glossaire

Archivage électronique
Dématérialisation
Durée de conservation
ECM
EDM
Facture électronique
GED
GEIDE
Gestion des Workflows
Piste d’audit fiable
Processus métier
Reconnaissance Optique de Caractères
GRU/GRC
Workflow
Accessibilité
Signature électronique
ERE
LRE
Capture
Enregistrement
LAD / RAD
Automate
Indexation

Archivage électronique

C’est quoi ? 

L’archivage électronique et le classement aident les entreprises à organiser leurs documents afin d’y avoir accès rapidement. 

L’archivage consiste à classer des documents qui n’ont plus d’intérêt immédiat pour les utilisateurs. 

Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d’autres termes, c’est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie. 

Cependant il ne faut pas confondre classement et rangement. 

Le classement c’est la mise en ordre intellectuelle des documents selon une organisation logique et rationnelle. 

Le rangement c’est placer des documents d’une manière ordonnée dans du matériel de conditionnement. 

L’archivage et le classement des documents sont des activités réglementées et cadrées. Tous les documents ne possèdent pas les mêmes obligations légales de conservation, elles varient selon la nature du document à conserver. 

Pourquoi ? 

L’archivage et le classement des documents doivent permettre à l’entreprise un repérage rapide et efficace des documents archivés. Pour cela le classement se doit d’être compréhensible et en adéquation avec le fonctionnement logique de l’entreprise. De plus, il se doit d’être évolutif afin de faciliter l’intégration de nouveaux documents. 

L’archivage et le classement des documents entraînent des gains de productivité évidents pour l’entreprise. 

Comment ? 

La solution de GED Elise permet de classer et d’organiser automatiquement documents et emails en se basant sur les métadonnées pour créer automatiquement les liens entre les différents documents, tout en respectant les réglementations et les obligations légales. 

Dématérialisation

C’est quoi ? 

La dématérialisation consiste à convertir les documents et informations papier au format électronique. On emploie aussi dématérialisation dans le sens de numérisation. La dématérialisation consiste en la création d’un fichier numérique à partir d’un document original au format papier, en étant une reproduction fidèle de cet original. Tous les documents de l’entreprise peuvent être dématérialisés, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise (bulletins de paie, factures, documents internes etc.) 

La dématérialisation consiste aussi en la transformation de tous les flux de documents papier et les traitements qui leurs sont appliqués en flux numériques et en traitements automatisés. En d’autres termes c’est l’automatisation des processus de l’entreprise. 

La dématérialisation repose sur quatre étapes : 

• La création 
• La gestion 
• La diffusion 
• La conservation 

Pourquoi ? 

La dématérialisation facilite la gestion de l’archivage des données, documents et contenus. Elle permet d’accéder rapidement aux dossiers et informations ce qui facilite leur partage. 

D’une part, la réduction des coûts et du temps de traitement sont des avantages non négligeables pour l’entreprise. 

D’autre part la dématérialisation améliore le contrôle et la protection des données et réduit l’empreinte carbone grâce à une démarche « zéro–papier ». 

Comment ? 

Avec la solution multi-géolocalisée, DocFactory, tous les documents sont centralisés dans une plateforme unique quel que soit leur provenance géographique. 

Durée de conservation

C’est quoi ? 

Tout document émis ou reçu par une organisation doit être conservé pendant un certain temps. Ces délais de prescription varient en fonction de la nature du document à conserver et donc soumis à des obligations légales. 

Pourquoi ? 

Si les documents ne sont pas conservés pendant la durée légale de conservation, les organisations risquent des amendes. L’administration peut mener des contrôles pour vérifier que ces durées sont bien respectées. Cependant, rien n’empêche une organisation d’archiver des documents plus longtemps, sauf si des données personnelles sont en jeu. 

Comment ? 

Avec des solutions comme l’ECM Elise, la durée de conservation peut être gérée automatiquement avec le tableau de gestion : une date et un sort peuvent être attribués aux documents selon leur type, sans actions manuelles supplémentaires. Les documents seront ensuite clôturés, archivés ou encore supprimés. 

ECM

C’est quoi ? 

L’ECM désigne l’ensemble des pratiques, des règles, des méthodes et des outils permettant d’adresser les besoins en gestion électronique de l’ensemble des informations métiers liées à l’activité d’une organisation. 

De plus, l’ECM intègre des outils de gestion, de production collaborative de documents tels que les workflows, versions, transactions etc. 

Pourquoi ? 

L’ECM est l’allié idéal pour faciliter la gestion de tous vos contenus et de leurs versions. C’est un outil évolutif qui maximise l’utilisation des contenus. 

L’ECM touche tous les services et secteurs d’activité de l’organisation et vise à utiliser l’information pour optimiser les processus métiers. 

Il permet de tirer profit des données structurées et non–structurées, issues des applications métiers, des documents, des communications, et de les lier via une solution logicielle performante. Avec l’ECM la localisation, les droits d’accès, les cycles de vie de la création à la destruction des documents sont gérés. 

Comment ? 

Les solutions d’ECM comme Elise sont capables de gérer les flux multicanaux et de s’interfacer avec les systèmes d’information internes (SI, ERP, applications métiers). 

EDM

L’acronyme anglais EDM (Electronic Document Management) est parfois utilisé en français. Il traduit l’acronyme GED. 

Facture électronique

C’est quoi ? 

La facture électronique est une facture émise et reçue au format électronique. Une facture électronique doit garantir, trois critères essentiels : 

• L’authenticité de son origine, qui garantit l’identité de l’émetteur. 
• L’intégrité de son contenu, qui ne doit pas être modifiable. Les tentatives de modifications doivent être détectables et détectées.
• La lisibilité du fichier : la facture doit pouvoir être lue par tout le monde, utilisateur et administration. 

Ces trois critères doivent être pris en compte de l’émission de la facture jusqu’à la fin de sa période de conservation. 

Pourquoi ? 

La facturation électronique présente des avantages non négligeables, en particulier des gains de temps et financiers. Cela est particulièrement vrai grâce à la réduction de la quantité de papier utilisée et la diminution des délais, et donc du coût du traitement et de l’envoi. Le délai de transmission est réduit ce qui garantit une productivité plus importante. Par ailleurs, les utilisateurs du format numérique ne se préoccupent plus des tâches administratives qu’engendrent les factures au format papier. De ce fait ils se rapprochent de leur cœur de métier. 

Comment ? 

Toutes les factures électroniques peuvent être gérées dans des solutions d’ECM comme Elise, et elles sont tracées tout au long de leur cycle de vie. 

Pour le secteur public les factures électroniques doivent être gérées dans le portail Chorus pro, dans lequel le suivi sur l’état d’avancement des factures et leur paiement est fait. Les solutions d’ECM comme Elise, grâce à son connecteur Chorus, permettent de traiter les factures.

GED

C’est quoi ? 

La GED (Gestion Electronique de Documents) est un procédé s’appuyant sur un logiciel spécialisé utilisé pour rationaliser et automatiser les processus de capture, d’organisation, de classement et d’archivage des documents entrants et sortants.Le cycle de vie des documents est consigné, toutes les modifications apportées sont mises à jour automatiquement, et cette traçabilité limite les pertes. Il existe 4 étapes majeures dans la GED : 

• L’acquisition des documents 
• Le classement des documents 
• Le stockage des documents 
• La diffusion des documents 

Pourquoi ? 

La GED permet de rendre les documents consultables à tout moment et en simultané pour l’ensemble des collaborateurs de l’organisation. En effet les documents sont sécurisés dans une plateforme unique où toutes les informations sont mises à disposition de tous les collaborateurs. 

L’organisation des documents dans la GED facilite le travail collaboratif, en donnant aux utilisateurs de la solution un meilleur accès à la base documentaire et de connaissances de l’entreprise. 

Comment ? 

Toutes les GED ne possèdent pas les mêmes fonctionnalités. Les solutions comme la GED Elise comprennent des caractéristiques supplémentaires telles que la mobilité, la signature électronique ou encore l’intégration des e-mails. Dans une solution de GED transverse comme Elise, l’information est centralisée, organisée, contrôlée et sécurisée. Cela permet un pilotage en temps réel pour tous les services de votre organisation.

GEIDE

De moins en moins répandu aujourd’hui, la signification de cet acronyme est « Gestion Électronique d’Informations et de Documents de l’Entreprise ». Il est apparu au moment du développement d’internet et de la nécessité de gérer donc à la fois les documents numérisés mais aussi les documents nativement électroniques. On lui préfère aujourd’hui le terme de GED.

Gestion des Workflows

C’est quoi ? 

La gestion des workflows est le processus qui consiste en la définition, la création et la gestion de workflows pour rendre les processus plus efficaces. Cela peut être fait manuellement en utilisant les fonctions du logiciel ou avec un système de gestion de workflows dédié. 

Certains logiciels de gestion de workflows peuvent également coordonner les relations de dépendance entre des étapes individuelles – c’est le concept d’orchestration des workflows. 

Pourquoi ? 

La gestion des workflows permet d’améliorer le circuit de validation, en attribuant le travail à faire au bon collaborateur.  Cette gestion des workflows permet de les garder opérationnels et valides au fil du temps. 

Le travail des collaborateurs est plus efficace et la productivité se retrouve augmentée. 

Comment ? 

Il existe deux types de workflows. 

Les workflows rigides ou figés suivent toujours les mêmes processus de validation. C’est le cas d’une facture par exemple. Le workflow est automatiquement appliqué dès l’enregistrement du document. 

Les workflows souples ou dynamiques sont adaptables en temps réel. Il est possible d’ajouter ou de supprimer une étape dans le circuit de validation, sans être administrateur de la solution. Ils permettent aussi la gestion des cas complexes et des exceptions. 

Avec des systèmes de gestion de workflow comme dans la GED Elise, vous pouvez automatisez, suivre et optimiser la circulation de vos documents à travers des workflows souples. 

Piste d’audit fiable

C’est quoi ? 

La piste d’audit fiable consiste à mettre en place des contrôles permanents à chaque étape du traitement d’une facture électronique, afin de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le paiement effectué. Les documents constitutifs de la piste d’audit fiable doivent être conservés pendant six ans quelle que soit leur forme originale. 

Pourquoi ? 

La piste d’audit fiable est l’une des principales voies de sécurisation des factures. Elle permet de fournir un contexte documentaire permettant d’établit la véracité d’une facture. 

Comment ?  

Grâce à la GED Elise, le collaborateur en charge de la vérification de validité d’une facture a accès au contexte documentaire global de celle-ci. Grâce au SmartLink les liens seront créés automatiquement entre les documents et classés dans les bons dossiers

Processus métier

C’est quoi ? 

Un processus métier est une activité ou un ensemble d’activités mis en place pour réaliser une tâche, un projet ou atteindre un objectif. Le processus métier permet une traçabilité complète des opérations. Les règlementations telles que le RGPD sont respectées ainsi que la piste d’audit fiable. 

La gestion des processus métiers (BPM en anglais) s’appuie sur l’utilisation de workflows et de procédures afin de s’assurer que les processus métiers sont correctement réalisés. C’est un effort collaboratif entre les entités métiers et le monde informatique, afin de parvenir à des processus efficaces et logiques. 

Pourquoi ? 

Le processus métier crée de la valeur pour l’entreprise en améliorant la performance, la productivité, l’efficacité du personnel et la qualité du service rendu au client. 

Le processus métier multicanal peut s’intégrer avec des applications métiers. Ce qui améliore le travail des collaborateurs. 

Comment ? 

La solution de BPM Elise combine workflows automatiques et workflows dynamiques, qui permettent de gérer les exceptions et les cas complexes. Cela garantit une souplesse et une adaptabilité au fonctionnement interne de l’entreprise. Les applications métiers y sont aussi intégrées. 

Reconnaissance Optique de Caractères

C’est quoi ? 

La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR en anglais) est un procédé qui consiste à convertir les images de texte imprimé, dactylographié ou manuscrit en données modifiables et consultables. L’OCR fait généralement partie des fonctions et caractéristiques essentielles d’un logiciel qui effectue une analyse d’un fichier image (PDF, .jpg, .png, etc., par exemple) et qui convertit les caractères dans un fichier texte (Microsoft Word, Excel, etc.) afin de pouvoir modifier et travailler sur ce texte. 

Les systèmes de Reconnaissance Optique de Caractères peuvent reconnaître différents types de polices et différents caractères imprimés 

Pourquoi ? 

Un Logiciel de Reconnaissance Optique de Caractère fait gagner un temps précieux, il analyse et traite tous les écrits. Plus besoin de copier des pages manuscrites sur un ordinateur grâce à l’OCR, la conversion est faite automatiquement. L’OCR est un outil simple à manipuler, et permet une conversion rapide des documents. 

Au sein d’un document « océrisé », il est possible de rechercher un mot en particulier et d’extraire des informations sous la forme de métadonnées. 

GRC / GRU

La Gestion de la Relation Citoyen (GRC), également appelée Gestion de la Relation Usager, regroupe l’ensemble des processus mis en place par une collectivité territoriale pour optimiser le traitement des demandes et des démarches citoyennes. Elle vise à fluidifier la communication entre l’administration et les citoyens, améliorant ainsi la qualité des services publics. 

La GRC se concentre sur la satisfaction et l’engagement des citoyens en utilisant des outils numériques pour faciliter les interactions et la gestion des demandes 

Des solutions comme illico by NeoLedge permettent d’améliorer votre relation usager en facilitant le travail collaboratif dans votre ville. En proposant des services adaptés à tous les besoins des villes, de la solution de gestion du courrier en mode “zéro papier” à la mise en place d’une meilleure gestion de la relation avec les citoyens à 360°, en passant par la dématérialisation de l’ensemble des processus métiers de la ville, illico permet aux villes de toutes tailles de moderniser et d’optimiser leur fonctionnement. 

Workflow

C’est quoi ? 

Un workflow, ou chemin de suivi ou encore flux de travail est une série d’étapes, tâches et procédures permettant de gérer un processus du début à la fin. Un workflow séquentiel dépend généralement de l’étape précédente qui doit être terminée avant de passer à l’étape suivante. De nombreux logiciels de GEDet d’ECM ont des workflows intégrés et/ou personnalisables pour permettre aux utilisateurs de réaliser certaines tâches plus rapidement, plus facilement ou plus précisément. 

Un workflow permet de décrire un processus constitué d’une suite de tâches devant s’enchaîner de façon mécanique en fonction du respect de conditions défini au préalable par les collaborateurs. 

Pourquoi ? 

Les workflows permettent de diminuer les délais de traitement grâce au travail collaboratif. Les coûts sont diminués car la charge de travail l’est aussi. C’est un outil de pilotage qui facilite les processus de consultation et validation d’informations en les automatisant. 

Accessibilité

L’accessibilité fait référence à la capacité des utilisateurs à accéder facilement, rapidement et en toute sécurité aux documents et aux informations.  

En France, le standard RGAA (Référentiel général d’amélioration de l’accessibilité ) est conçu pour garantir l’accessibilité des services numériques publics et privés. Il s’appuie sur les normes internationales WCAG 2.1, mais inclut des exigences spécifiques au contexte français. 

Dans le souci de proposer une solution accessible à tous, Elise est développée conformément aux normes du RGAA. 

Signature électronique

La signature électronique est une méthode sécurisée qui permet d’attester de l’identité d’un signataire et de garantir l’intégrité d’un document numérique. Elle a la même valeur légale qu’une signature manuscrite lorsqu’elle est utilisée conformément aux réglementations en vigueur, comme le standard RGS en France et le Règlement eIDAS en Europe. 

ERE

L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) est une version numérique du courrier en remplacement de l’envoi recommandé papier traditionnel, permettant de garantir la traçabilité de l’envoi et de prouver la date et la réception du contenu par le destinataire. Il est principalement utilisé lorsque la loi n’exige pas un envoi de lettre recommandée avec accusé de réception (AR) 

LRE

La Lettre Recommandée Électronique (LRE), équivalente numérique d’une lettre recommandée avec AR envoyée par voie postale, a la même valeur juridique qu’un courrier recommandé papier avec AR depuis le 1er janvier 2019 en France. A l’échelle de l’Europe, le règlement eIDASest entrée en vigueur depuis juillet 2016 et inclue la LRE.  

La LRE nécessite une authentification plus stricte de l’expéditeur et du destinataire, garantissant ainsi une sécurité accrue. La principale différence avec l’ERE réside dans la valeur juridique et le niveau de sécurité requis, la LRE étant plus sécurisée et juridiquement contraignante que l’ERE. 

CAPTURE

Dans le contexte de la GED, la capture désigne le processus de numérisation et de conversion des documents papier en format électronique, ainsi que l’acquisition directe de documents numériques. Cette étape est cruciale car elle permet de transformer des documents physiques en fichiers numériques. 

La capture multicanale désigne la capacité d’une solution de GED à collecter et intégrer des documents et des données provenant de multiples sources ou canaux. Cette fonctionnalité est essentielle pour centraliser et structurer les informations dans un système unique, quel que soit leur point d’origine

ENREGISTREMENT

L’étape d’enregistrement des courriers dans une solution de Gestion Électronique du Courrier (GEC) est essentielle pour une gestion efficace des documents entrants. Elle commence par la réception des courriers, qu’ils soient physiques ou électroniques. Les courriers papier sont ensuite numérisés pour être intégrés dans le système électronique. Chaque courrier est indexé avec des métadonnées telles que la date de réception, l’expéditeur et le sujet, facilitant ainsi la recherche et le suivi.

Enfin, les courriers sont enregistrés dans la base de données du système GEC, ce qui permet de les retrouver facilement et de les gérer de manière optimale. Cette étape assure une centralisation et une organisation rigoureuse des courriers reçus, garantissant leur traçabilité et leur accessibilité. 

LAD / RAD

La LAD (Lecture Automatique de Documents) et la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) sont des technologies d’automatisation utilisées pour extraire, analyser et structurer les informations contenues dans des documents numériques ou numérisés. Ces outils jouent un rôle clé dans la gestion documentaire et l’optimisation des processus métier. 

AUTOMATE

L’automate désigne un système conçu pour exécuter de manière autonome des tâches répétitives ou complexes sans intervention humaine. 

INDEXATION

L’indexation fait référence au processus d’attribution de métadonnées ou de mots-clés à des documents pour les organiser, les classer et les rendre facilement accessibles via des outils de recherche. Elle est essentielle pour une gestion efficace des informations au sein d’une organisation.