Dopez vos processus métiers avec l’ECM Elise

Avec SmartAgent, dopez vos processus métiers

La gestion des processus métiers (BPM) est une démarche capitale pour vous permettre d’améliorer et d’optimiser vos circuits d’organisation et de traitement interne.

Gagner en efficacité, être plus productif, contrôler chaque étape du processus pour mieux maîtriser les risques sont des enjeux majeurs auxquels doit répondre toute solution de BPM aujourd’hui.

SmartAgent va encore plus loin et propose une automatisation de certaines actions dépendant de multiples facteurs

La valeur ajoutée ? Vous limitez les erreurs humaines, vous garantissez le bon déroulement de vos processus métiers et une gestion performante de vos informations.

Quelques cas d’application

SmartAgent augmente la performance de vos processus Achat

Intervenant dans le processus de validation de facture fournisseurs modélisé dans Elise, SmartAgent est capable :

• de détecter les commanditaires indiqués au niveau de la ou les commande(s) référente(s) et de reporter automatiquement ces acteurs dans le processus de validation de la facture, sans aucune intervention humaine.
• d’interroger vos référentiels d’entreprises intégrés dans l’ECM Elise pour détecter des données importantes à associer au processus de mandatement (intégrer, par exemple, le chef de projet d’une affaire dans un process).
• de déclencher automatiquement l’export de factures validées pour mise en paiement depuis vos logiciels métiers de comptabilité.
• de lancer des processus différents selon les montants des factures, les fournisseurs, leur localisation…

Vous reprenez le contrôle de votre politique de paiement, maîtrisez vos échéances et garantissez la pérennité de votre entreprise.

SmartAgent automatise intégralement votre processus Vente

SmartAgent est capable :

• de déclencher une notification à votre service comptabilité pour édition de la facture client, à chaque publication d’un bon de livraison validé dans l’ECM Elise.
• de déclencher une action d’envoi par e-mail (avec signature électronique associée), à chaque publication d’une facture client validée (dont l’import est également automatisé via une fonction de LAD/RAD disponible sur les documents issus de vos applicatifs métiers).
• …

Vous automatisez l’ensemble de votre processus vente jusqu’à l’envoi dématérialisé de la facture, et disposez d’un ROI très facilement mesurable.

SmartAgent complète SmartLink, le gestionnaire de liens de notre solution de Gestion Électronique de Contenu Elise

SmartLink lie automatiquement les différents documents constitutifs de vos dossiers clients et fournisseurs (demande d’achat, devis, bon de commande, bon de livraison, facture client/fournisseur, réclamations…).

SmartAgent dématérialise vos processus RH

Dans le cadre de votre processus de recrutement, SmartAgent permet de construire l’ensemble de votre processus, de la réception de la candidature (quel que soit son support), à l’embauche du candidat en passant par toutes les phases d’entretiens et de tests.

Il automatise l’envoi des réponses aux candidats, en fonction des résultats des différentes étapes de recrutement.

En parallèle, SmartLink crée des liens automatiquement entre fiches de postes, annonces et candidatures pour construire vos dossiers de recrutement.

Dans le cadre des entretiens annuels avec vos collaborateurs, SmartAgent notifie chaque acteur à chaque étape et permet de leur apporter des informations complémentaires en lien.

Et tant d’autres possibilités ! SmartAgent s’adapte à l’ensemble de vos problématiques métiers. SmartAgent comprend et interprète le contenu des documents gérés par l’ECM Elise et adapte son comportement.

Utilisé dans les worklows d’Elise, SmartAgent permet de déclencher des actions spécifiques sur un document :

• selon les valeurs de données renseignées sur ce document à l’issue d’une étape précédente (montant d’une facture, thématique associée…)
• selon les valeurs de données renseignées sur un document lié (intégration d’intervenants dans le processus)
• selon l’existence d’une pièce jointe dans un type de document (détection de l’ajout d’une pièce jointe)
• selon l’état d’avancement d’une ou plusieurs tâches antérieures

Les actions déclenchées automatiquement peuvent être :

• la mise à jour de données dans les fiches documentaires
• le passage automatique à un état (terminé, clôturé)
• l’implémentation d’un processus spécifique ou le passage à l’action suivante dans un processus
• l’envoi de mails de notification (aux intervenants internes et/ou aux contacts externes)
• l’envoi de documents ou de liens par email
• L’implémentation d’un intervenant contenu dans un référentiel au processus
• l’intégration d’une métadonnée par recherche dans un référentiel, etc.

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