La ville de Morangis fait le choix de notre solution Illico

Témoignage de la ville de Morangis pour la mise en place de la Gestion électronique des documents (GED)

La ville de Morangis (13.802 habitants, Essonne) a souhaité moderniser le système d’informations, notamment en mettant en place la gestion électronique des courriers, l’enregistrement et le traitement des requêtes formulées par ses administrés auprès de l’accueil en mairie.

La municipalité souhaite doter ses agents d’un outil simple et convivial pour traiter tous les courriers en provenance des différents canaux, mais également pour recueillir les requêtes des citoyens.

Les principaux objectifs :

• Dématérialiser le courrier “papier” et intégrer les courriers électroniques.
• Mettre en place des parapheurs et signatures électroniques.
• Gagner en efficacité dans le traitement interne des demandes et la recherche d’informations.
• Améliorer la relation avec les citoyens en apportant une réponse à leurs demandes, qu’elles soient par courrier, par téléphone ou en présentiel.

Le choix de la commune s’est porté sur le logiciel “Elise” développé par NEOLEDGE, un éditeur “Made in France”, qui a été déployé en mode cloud.

 « Dès la réunion de lancement en décembre 2020, le planning s’est mis en place très rapidement avec une grande disponibilité des équipes de Neoledge. Ce qui a permis de déployer l’application au bout de 4 mois, une fois les formations dispensées aux agents référents » indique Mme Quynh NGO, Maire-adjointe Mobilités, Déplacements et Nouvelles Technologies.

Depuis Mars 2021, les courriers de la mairie sont dématérialisés :

• Numérisation et intégration dans Elise de tous les courriers papier reçus en mairie
• Intégration automatique des courriers électroniques reçus dans la boîte de la mairie et de la police municipale
• Déclenchement du processus de traitement interne via Elise
• Mise en place progressive des parapheurs électroniques avec signature électronique

En Juin 2021, l’accueil de la mairie sera équipé du module accueil qui consiste à :

• Enregistrer les requêtes des administrés dans Elise et les faire traiter par les services
• Enrichir une base de connaissances dans le but de permettre aux autres agents de trouver la réponse à une question

Après deux mois de fonctionnement, les agents commencent à se familiariser avec Elise dans l’accomplissement de leur tâche quotidienne. Cependant, un besoin d’assistance se fait toujours sentir.

C’est pourquoi, avec l’équipe Neoledge, la municipalité organise durant le mois de Juin des “Matinales Elise” dans le but d’échanger et de répondre aux questions des agents pour ne laisser personne en difficulté.

Par la suite, la commune souhaite connecter d’une manière simple les processus de traitement d’Elise aux signalements des habitants créés via l’application de “ville connectée” Imagina.